Le 10 clausole del High Level Structure

Molte organizzazioni hanno adottato o stanno adottando più standard quali la ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO / IEC 27001, etc. 

Le organizzazioni con più sstmei di gestione coesistenti sono definite multinorma.

Spesso sistemi implementati in tempi diversi e per esigenze differenti vengono gestiti come modelli indipendenti. Tuttavia, in tutti i sistemi di gestione, vi sono alcuni elementi comuni che possono e devono essere gestiti in modo integrato (il cosiddetto High Level Structure) come evidenziato nell’immagine seguente:

Le 10 clausole sopra rappresentate sono uguali per tutti i sistemi di gestione. L’HLS inoltre prevede una forte connessione tra la strategia dell’organizzazione, i suoi processi di business e il sistema di gestione. Di fatto rende più esplicito il concetto di integrazione tra il “sistema azienda” e i sistemi di gestione implementati. 

Publicly available specification 

GRC segue l’approccio metodologico della normativa PAS 99 per procedere all’integrazione dei sistemi di gestione. Tale norma è stata infatti prodotta per aiutare le organizzazioni a ottenere benefici dal consolidamento dei requisiti comuni degli standard. La figura sottostante mostra come i requisiti dei sistemi di gestione possono essere allineati in un'unica struttura: 

I vantaggi di questo approccio sono:

• Facilitazione per l’integrazione di diversi sistemi di gestione;
• Facilitazione per l’implementazione nuovi standard;
• Miglioramento del focus aziendale;
• Un approccio più olistico alla gestione dei rischi aziendali;
• Meno conflitti fra le diverse aree/reparti dell’organizzazione;
• Riduzione delle duplicazioni e della burocrazia;
• Audit più efficaci ed efficienti sia internamente ed esternamente;
• Riduzione delle dimensioni complessive del sistema integrato con miglioramento dell’usabilità e della sua efficacia ed efficienza.

L'integrazione ovviamente dovrebbe essere pianificata e poi implementata in modo strutturato. Molte aziende hanno adottato uno specifico sistema di gestione a seguito di pressioni esterne come i clienti, i competitors o più generalmente il mercato. Il primo passo dovrebbe quindi essere quello di identificare le reali esigenze dell’organizzazione, il suo contesto di riferimento e gli obiettivi da perseguire al fine di progettare un’integrazione di sistemi che sia funzionale ed ad esclusivo vantaggio dell’azienda.

La struttura HLS – così come tutti i sistemi di gestione - utilizza sempre la logica di funzionamento del PDCA. 

Si passa da una fase di pianificazione (PLAN) dei sistemi in base al contesto interno/esterno, alla mappatura delle aspettative dei portatori di interesse, agli obiettivi dell’organizzazione e alla definizione delle strategie da parte della Direzione e all’analisi di rischi e opportunità per approdare alla fase operativa (DO). Dopo aver definito gli elementi a supporto (personale, asset, gli impianti, competenze, etc.) abbiamo la fase operativa con le procedure che descrivono le attività dell’organizzazione. Abbiamo poi la fase di controllo (CHECK) sull’operatività (presidi di controllo previsti dalle procedure interne, le verifiche da parte degli enti preposti, le attività di auditing interno/esterno) a fronte della quale sovente vengono riscontrate anomalie, gap, scostamenti rispetto ai requisiti, alle prassi o ai risultati attesi. Arriviamo così alla fase di ACT dove vengono gestite le NC e implementate le AC che mirano alla risoluzione delle anomalie e alla rimozione delle cause che possono generare il ripetersi delle stesse anomalie generando dunque quello che viene definito il miglioramento continuo.